Le point après 6 ans de pratique du OneOnOne : une habitude managériale bien ancrée!

Il y a quelques années, lorsque j’étais chez OCTO, j’ai décidé de tester le OneOnOne. Je cherchais alors à me renforcer avec des pratiques de management et je suis tombé sur le site de ManagerTools (rendons à César…) qui a popularisé, outre-manche, cette pratique. Il se trouve qu’elle était aussi présenté dans Behind Closed Doors de Johanna Rothman et Esther Derby. Après en avoir validé le concept et les bénéfices, j’ai fait un retour d’expérience lors de l’USI 2009. Il se trouve que certaines personnes m’ont contacté récemment pour me demander si je pouvais leur donner des informations parce que la présentation n’est effectivement pas auto-portante, c’est le problème avec les prez zen ;-), et que la video n’était plus en ligne.

Je commence donc par une bonne nouvelle : grâce à l’aide d’OCTO, et de deux personnes (Charlotte et Cool Hervé) que je remercie infiniment, je peux vous proposer ici la video de la présentation:

En revoyant cette présentation, je me dis que j’avais dit l’essentiel, que je peux résumer ainsi :

  • Le OneOnOne est un moment de 30 minutes que je passe avec chacune des personnes que je manage.
  • Il a lieu toutes les semaines à la même heure.
  • Il permet de faire du feed-back, de la délégation et du coaching managérial (avec un process simple et hérité du PDCA).
  • Il me donne l’occasion de prendre fréquemment la température et d’imaginer la suite avec mon collaborateur.

L’O3, une simple pratique? Plus que ça, il est devenu une habitude !

Je me rends compte que 6 ans ont passé (déjà!) et que j’ai conservé cette pratique, qui est donc devenue une habitude de management. Ca, c’est déjà une bonne nouvelle!
Surtout, je m’aperçois qu’au fil du temps mon style a évolué; il y a des choses que je fais plus naturellement et je reste moins attaché à la méthode. C’est probablement mieux ainsi puisque cela rend l’échange plus fluide, moins « mécanique ».

Ne pas parler d’opérationnel? Et bien si, si cela lui fait du bien!

Dans la théorie, le OneOnOne est une demi-heure dédiée à son collaborateur pour échanger sur ce qui est important pour lui. Et pas nécessairement pour faire le point sur des sujets opérationnels. Même si je commence les O3 toujours de la même manière (« Qu’est ce qui est important et que tu veux partager avec moi? » que je raccourcis parfois en « Vas-y, je t’écoute »), je me suis aperçu que certains de mes collaborateurs ont besoin de me voir pour échanger sur ce qu’ils font, me demander mon avis, obtenir des validations, ou tout simplement me mettre au courant. J’essaie d’ailleurs d’attendre que la demande soit formulée clairement avant « d’infliger » mon aide. Il arrive donc que l’O3 ne soit orienté uniquement que sur des points opérationnels. Et cela me convient parfaitement puisque je me dis que c’est ça qui est important à ce moment là pour lui ou elle.

Le feed-back, ça marche? Oui, et surtout le feed-back positif.

Bien évidement que faire du feed-back, c’est important. Qui n’a pas envie d’en recevoir? Pas moi en tout cas. J’en ai besoin, cela me rassure, me motive. Il en est forcément de même de mes collaborateurs. Mon défaut, et je m’en suis aperçu au fil du temps, est d’être trop exigeant, et donc de faire beaucoup de feed-backs d’ajustement et pas assez de feed-back positif. Donnez des 20/20! Je l’avais dit et je ne le faisais pas assez. Merci Léo (il se reconnaitra) pour ce feed-back! Je fais donc attention et j’essaie fréquemment d’exprimer ma satisfaction, lorsqu’elle est bien sûr réelle, ce qui est souvent le cas.

La délégation? Probablement le plus difficile!

Oui, je l’avoue, je me suis pris les pieds dans le tapis… Parfois, j’ai cru déléguer des tâches, et je n’ai pas eu les résultats que j’espérais. Parfois, j’ai cru être clair, et je ne l’étais sûrement pas assez. Parfois, j’ai cru que mon collaborateur avait compris ce qu’il fallait faire, et ce n’était pas le cas. Parfois, je pensais que ce que j’attendais était clair, toujours pas. Bref, s’il y a un point que je retiens maintenant c’est de passer suffisamment de temps à expliquer ce que j’attends et surtout j’explique comment cela « passera le test » : « je considèrerai que la tâche est atteinte si… ». J’essaie donc d’être le plus explicite possible.

Une prise de notes systématique? Pas vraiment…

Sur les conseils de ManagerTools, j’avais conçu une fiche pour prendre mes notes. Elle contenait 3 parties bien distinctes qui respectaient les 3 temps de l’O3. Je m’en suis énormément servi au début. J’avoue, je ne l’utilise plus. En fait, je me suis aperçu que je ne relisais que rarement mes notes. La plupart du temps, je me rappelle sans trop de soucis nos échanges précédents. Surtout, je trouve que la prise de notes trop importantes de ma part à tendance à casser la discussion que nous sommes en train d’avoir. Je préfère avoir une écoute active et être concentré sur notre échange. Ceci dit, prendre des notes synthétiques est très probablement une bonne chose, je ne dis pas le contraire. Il faut dire que nous avons fait une tentative d’utiliser un kanban simple (via Trello) pour y inscrire et observer l’avancée des tâches importantes. Cette initiative est en cours, donc difficile d’en tirer à ce stade des conclusions si ce n’est que je me m’aperçois que certains en ont besoin et continuent à l’utiliser. D’autres préfèrent utiliser leurs propres systèmes. Cela me convient aussi.

Une prise de température hebdomadaire? Non, plutôt mensuelle.

La chose pour laquelle je reste très vigilant est de prendre fréquemment la température : « Comment ça va en ce moment? Est-ce qu’il y a des choses qui t’ennuient? Comment vois tu la suite? Comment puis-je t’aider? »
Cette prise de recul est nécessaire et souvent très bien acceptée, du moment qu’elle n’est pas trop fréquente. Dans la théorie, il est proposé d’en parler toutes les semaines à la fin de l’O3. Honnêtement, je ne crois pas que cela soit bénéfique car il faut avoir de la matière, avoir laisser un certain temps pour pouvoir vraiment avoir quelque chose à se dire. Sinon, vous risquez d’obtenir l’effet inverse et votre collaborateur risque de se sentir oppressé. C’est d’autant plus vrai pour quelqu’un qui serait en situation difficile…
Personnellement, j’essaie d’évaluer le bon moment, mais pour faire simple, je fais ce point mensuellement.

Chaque O3 a lieu toutes les semaines à la même heure? OUI et autant que possible!

De manière générale, je n’ai pas trop de problème. 95% des O3 ont lieu au jour J et à l’heure dite. J’essaie de sécuriser ces créneaux. Or, dans mon organisation, tout le monde n’a pas positionné les points au même moment. D’ailleurs, tous ne font pas nécessairement des O3. Il peut y avoir des réunions « importantes » qui impliquent un nombre important d’employés et pour lesquelles je peux difficilement ne pas y aller. Donc, mon agenda est parfois chamboulé. Ce que j’observe, c’est que si un O3 est déplacé, il a 50% de chances d’être repositionné, de commencer en retard ou pire d’être annulé. De plus, j’ai positionné les O3 le mardi matin et le vendredi matin. Je m’aperçois avec du recul que le vendredi matin n’est pas un moment idéal car il y a souvent des ponts, des congés… Bref, les lundis et mardis matin me semblent finalement être de bons candidats.

L’O3 ne dure que 30 minutes? En fait plutôt 45!

J’ai longtemps maintenu des créneaux de 30 minutes, et malheureusement cela n’est pas suffisant. En planifiant des créneaux de 45 minutes, au pire, cela dure 45 minutes. Si cela dure moins, ce n’est pas grave, cela me donne un peu de temps entre deux O3.

Adoptez les O3!

Vous l’aurez compris, je suis un pro-O3. J’en suis satisfait d’abord parce que cela satisfait mes collaborateurs, sans exception. Aussi, parce que cela constitue les fondations de mon management et me permet d’adopter la posture de serviteur (Servant leadership) que j’ai toujours voulu adopter.

 

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6 réflexions au sujet de « Le point après 6 ans de pratique du OneOnOne : une habitude managériale bien ancrée! »

  1. Ping : Le point après 6 ans de pratique du OneOnOne : une habitude managériale bien ancrée! | CEPI MANAGEMENT

  2. merci Alain pour ton retour d’expérience. Combien d’O3 programmes tu chaque semaine ( avec combien de collaborateurs fais tu des O3) ?

  3. Salut Alain,
    Je me retrouve bien dans ces pratiques qui me sont vitales ! Mon défaut est peut-être de vouloir balayer exhaustivement chaque point opérationnel pour ne pas rater quelque chose d’important !
    Le format qui semble marcher est de commencer par un point humain/équipe puis d’enchaîner sur les points projets/techniques. Ça dure environ une heure et je prends les notes en live en mode « pair programing ». Elles sont envoyées à la fin du meeting et servent d’input au prochain meeting.
    Pour anecdote, mon ancienne boss (Américaine) du temps où j’officiai en PMO, appelait ca des One-to-One (121), c’est resté…
    Damien

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